Odense Zonecollege ApS registrerer altid kun den absolutte minimale mængde oplysninger om dig, der er nødvendig for at håndtere skole- og kursusadministration.

Med mindre, du er studerende på en af vores uddannelser, har vi INGEN oplysninger på dig, som du ikke selv har indtastet ved din tilmelding til foredrag, kurser, informationsmøder eller modtagelse af nyhedsbrev. Og oplysningerne bruges ikke til nogen andre formål.

Du kan til enhver tid kontakte skolen, hvis du ønsker at få information om, hvilke oplysninger vi har registreret om dig.

Sådan gør vi i praksis hos ”Odense Zonecollege ApS

Behandlingen af personoplysninger

Den registrerede har altid ret til indsigt i egne data.

Når du tilmelder indtaster dit navn og email ved bestilling af dataplaner/brochurer eller tilmelder dig vores nyhedsbrev, kontakter vi dig ikke efterfølgende uopfordret hverken via mail eller telefonisk. Disse data benytter vi alene til at fremsende det bestilte materiale. 

Typer af personoplysninger

I virksomheden Odense Zonecollegeindhentes de nødvendige personlige oplysninger til at kunne identificere kursister og studerende samt til at foretage almindelig elevadministration af skolens kursister og studerende.

Der er tale om dels almindelige personoplysninger, som kursister og studerende selv afgiver til skolen:

  • Navn, adresse, telefonnummer samt mail.
  • Hvilke kurser eller uddannelser, personen er eller ønsker sig tilmeldt.
  • Dertil, hvorvidt der ønskes modtagelse af nyhedsbrev eller ej.
  • For studerende registreres dertil almindelige elevadministrative informationer (fraværsprocent, resultat af eksamen, afbrudt uddannelse m.v.).

Samtykkeerklæring

Behandlingen af ”Almindelige personoplysninger”kræver informeret samtykke (”mundtligt eller skriftligt indforstået”.

Således betragtes tilmelding til modtagelse af nyhedsbrev som skriftligt indforstået, når man selv signer sig op til dette.

Tilsvarende er det indforstået informeret samtykke, når man skriftligt tilmelder sig fx foredrag, informationsaftener, kurser eller uddannelser ved at bruge bookingsystemet. Her registreres alene de oplysninger, man selv har indtastet.

Personen har ret til at trække sit samtykke tilbage. I så fald slettes eller anonymiseres personens data.

Der indhentes alene skriftlig samtykkeerklæring ved:

  • Tilmelding til en af skolens regulære uddannelser, idet der her videregives oplysninger til 3. part. 
  • Ved brug for accept fra kursister eller studerende i forbindelse med brug af billedmateriale til markedsføringssammenhæng.
  • Ved brug for accept fra studerende i forbindelse med fotografering ved translokation forud for offentliggørelse af billedmateriale.

Formålet med behandlingen af personlige oplysninger

Formålet er at håndtere skoleadministration, samt at opfylde brancheforeningers krav til dokumentation forud for at kunne blive RAB-registreret.

I begrænset omfang indsamles personlige oplysninger (billeder og/eller udtalelser med navns nævnelse) til markedsføring af skolens aktiviteter. Dette gør vi dog kun, hvis der forud er indhentet skriftlig samtykke fra den/de personer, der kan identificeres på billedmaterialet.

Ansvar

Virksomheden er ”Odense Zonecollege ApS”.

CVR: 36 92 16 25

Den dataansvarlige:

Formel og legal ejer af Odense Zonecollege ApS:

Maiken Telling Kjeldsen

Databehandlere er:

Elektronisk booking, kalender, fakturering, tilmelding/afmelding af nyhedsbrev samt skoleadministrative informationer er opbevaret.

Der foreligger databehandleraftaler herom med de respektive databehandlere.

Databehandlerne videregiver ikke de informationer, der er lagret hos dem.

Særskilt skal dog informeres om, at databehandleren for vores nyhedsbreve (Mailchimp) opererer uden for EU (nemlig i USA), men Mailchimp opfylder kravet om at være en del af "Privacy Shield-aftalen" mellem EU-lande og USA.

Videregivelse af personlige oplysninger

Personlige oplysninger videregives til 3. part i følgende situationer, og først efter skolen har indhentet skriftligt samtykke fra den studerende til en eller flere af nedenstående muligheder:

  1. Eksamensafholdelse på uddannelser, hvor ekstern censor samt brancheforening oplyses om de studerendes navne og adresser.
  2. Berigtigelse af skolen efterlever de krav, som brancheforeninger kræver for at kunne godkende skolens uddannelse i forbindelse med RAB-registrering.
  3. Udarbejdelse af holdlister med navn, adresse, telefonnummer og mail på de studerende på en af skolens uddannelser, der udleveres til de øvrige medstuderende samt hovedunderviser på holdet.
  4. Gratis studentermedlemsskab af brancheforeninger.
  5. Annoncering af bestået eksamen (navn + foto alene) i trykte eller sociale medier.
  6. Brug af billeder i markedsføringssammenhæng i trykte eller sociale medier.

Studerende har ret til at få udleveret de oplysninger, som skolen har om den pågældende.

Tidsfrister for sletning

Data opbevares i 3 år regnet fra den seneste registrerede aktivitet på skolen.

Personer, der alene har tilmeldt sig nyhedsbrev og ønsker sig afmeldt dette, slettes helt fra skolens system efter anmodning.

Efter 3 år vil alle personoplysninger blive slettet, regnet fra seneste registrerede aktivitet på skolen, fraset de personoplysninger, som fremgår via fakturaer og indbetalinger (dvs. som regnskabsbilag), der lovpligtigt skal gemmes i 5 hele regnskabsår.